Encaisser une facture : espèces, virement, chèque

La facture n’est pas l’argent

Beaucoup de TPE regardent le chiffre d’affaires facturé et croient que la caisse suit. Un client « paiera la semaine prochaine », un chèque en circulation, un virement partiel : l’écran de trésorerie et le relevé bancaire ne disent plus la même chose.

Encaisser, c’est enregistrer un paiement sur une facture (ou plusieurs), avec un mode, une date, un montant. Sans ce lien, vous relancez au hasard et vous double-comptez.

YourApps n’est pas une banque. C’est le journal métier : qui doit encore quoi.

Les trois modes (et leurs pièges)

Choisissez une règle et tenez-la. Mélanger « chèque = payé dès qu’on le reçoit » et « payé à la banque » dans le même mois, c’est un ouvert fictif.

Lier le paiement à la facture

Le bon geste : ouvrir la facture (ou l’échéancier), saisir le montant, le mode, la date. Un virement « Ahmed 8 000 DH » sans numéro de facture devient une enquête.

Les paiements partiels sont normaux. Le logiciel doit laisser un reste dû, pas passer la facture à « soldée » par approximation.

Les acomptes : une facture (ou un document d’acompte) puis le solde. Éviter le tiroir « avances » dans Excel, déconnecté des numéros.

La facture elle-même doit déjà être propre (ICE, TVA, numéro). Un encaissement impeccable sur une facture illisible ne sauve pas un contrôle. Voir les mentions obligatoires.

Espèces : caisse du jour

En espèces, deux listes doivent coller :

• les factures (ou tickets) payées cash ce jour
• le fond de caisse (ouverture + recettes − sorties)

Si vous encaissez cash sans pointer la facture, vous avez de l’argent et un ouvert qui ment. Si vous pointez sans compter le tiroir, vous avez un logiciel poli et une caisse fausse.

Une caisse par jour, un responsable, un écart expliqué (monnaie, erreur, retrait). Pas un tiroir « on verra dimanche ».

Virements : la référence

Demandez le numéro de facture dans le libellé. Vous-même, quand vous payez un fournisseur, mettez le n° : c’est la même hygiène.

Un virement groupé (plusieurs factures) se répartit ligne à ligne dans l’outil. Un seul « solde client » sans détail, et vous ne saurez plus quoi relancer.

Chèques : suivi, pas un tiroir

Notez : tireur, banque, n°, date, facture liée, statut (en portefeuille / déposé / impayé). Un chèque « quelque part dans le bureau » n’est pas de la trésorerie.

À l’impayé : la facture redevient ouverte. Oublier cette étape, c’est afficher un CA encaissé qui n’existe plus.

Relancer grâce à l’ouvert

La relance n’est pas un coup de fil au hasard. C’est la liste des factures échues non soldées, avec le mode promis. Sans encaissements liés, cette liste est un mensonge.

YourApps affiche l’ouvert à partir des factures et des paiements, pas d’un second tableur.

Impayés : l’encaissement qui n’arrive pas

Relancer sans ouvert, c’est du théâtre. Relancer avec un ouvert à jour, c’est du métier : date d’échéance, montant restant, dernier mode promis.

Un avoir réduit la créance. Un paiement partiel aussi. Si vous « soldez » à la main dans Excel pour faire joli, vous perdez le droit de relancer le vrai reste.

La trésorerie TPE commence ici : pas un prévisionnel Excel décoratif, une liste de factures et de paiements liés.

Mini-rituel quotidien (15 minutes)

1. Pointer les virements du jour sur les factures.
2. Saisir les espèces et compter la caisse.
3. Enregistrer les chèques reçus, déposer ceux qui doivent l’être.
4. Regarder l’ouvert : trois plus gros restes dus.

Essai 14 jours. Ce guide ne remplace pas un expert-comptable ni un rapprochement bancaire « expert » : il pose le lien facture ↔ paiement, sans lequel aucune prévision à 30 jours ne tient.