Commande fournisseur, réception, facture d’achat : le bon enchaînement

Pourquoi les TPE paient trop (ou deux fois)

Le schéma classique : WhatsApp au fournisseur, camion qui arrive, facture PDF une semaine plus tard, virement « comme d’habitude ». Personne n’a comparé ce qui a été commandé, ce qui a été déchargé, ce qui est facturé.

Résultat : écarts de quantité, prix différent, article de substitution, double paiement. Ce n’est pas de la malhonnêteté systématique. C’est l’absence d’enchaînement commande → réception → facture.

Un logiciel de gestion des achats sert à ça. Pas à « faire joli » : à ne payer que ce qui est entré.

Les trois documents (et leur rôle)

Confondre les trois, c’est signer un chèque sur une promesse. La réception est le moment de vérité. La facture, c’est l’engagement. La commande, c’est le contrat d’intention.

Commande : ce qu’il faut écrire

Même une petite TPE gagne à avoir une commande : fournisseur (ICE si B2B), articles, unités, prix, date souhaitée, dépôt de destination.

Sans ça, la réception devient « on a pris ce qu’il y avait dans le camion ». Vous ne pourrez pas dire si l’écart vient du fournisseur ou de vous.

Reliez la commande aux fiches produits : le même SKU à l’achat et à la vente, sinon la marge est une illusion.

Réception : compter avant de ranger

À l’arrivée :

1. Ouvrir la commande (ou le BL fournisseur).
2. Compter par ligne, pas « ça a l’air complet ».
3. Noter casse, manquant, surplus, substitution.
4. Ranger après la saisie — pas l’inverse.

Un bon de réception dans YourApps crée l’entrée de stock. Ranger sans saisir, c’est un inventaire qui dérive dès le lundi.

Si le chauffeur attend, mieux vaut un écart noté qu’un « on verra ». L’écart se discute le jour même, pas à la facture.

Facture d’achat : comparer, puis enregistrer

Quand la facture arrive, trois colonnes :

• commandé
• reçu
• facturé

Tout écart de qté ou de prix doit être explicite : avoir, relance, ou acceptation consciente. Enregistrer la facture « pour se débarrasser du PDF » crée une dette fausse et un stock déjà faux.

L’ICE fournisseur, les mentions, la TVA : mêmes réflexes que pour vos propres factures. L’administration fiscale s’intéresse aussi à ce que vous déduisez.

Écarts fréquents (et quoi faire)

• Moins reçu que commandé : réception partielle, reliquat, ou annulation de ligne.
• Plus reçu : surplus à retourner ou à accepter (nouvelle ligne, nouveau prix).
• Prix différent : ne « corrigez » pas le stock pour coller à la facture ; traitez l’écart commercial.
• Article de remplacement : nouvelle ligne produit, pas un bricolage du SKU d’origine.

Le logiciel doit garder l’historique. Un Excel où on écrase la quantité, c’est un trou de mémoire.

Lien avec la trésorerie

La facture d’achat n’est pas le paiement. L’échéance, le chèque, le virement viennent après. Si vous payez sans réception, vous financez le fournisseur. Si vous réceptionnez sans facture, votre stock est là mais la dette est invisible — pire au moment de la trésorerie.

YourApps relie achat, stock et échéances. L’essai sert à rejouer une vraie commande de la semaine dernière, pas une démo.

Multi-dépôts : la commande n’arrive pas « dans l’entreprise »

Si vous avez deux dépôts, la réception doit indiquer lequel. Une commande livrée à Rabat saisie sur Casablanca, et l’inventaire des deux sites ment.

Même logique que la vente : le BL sort d’un dépôt. L’achat entre dans un dépôt. YourApps porte ce couple. Un Excel unique « stock total » cache les ruptures locales.

Les transferts entre dépôts sont un autre document : ce n’est ni une vente ni un achat.

Checklist d’une réception type

1. Commande ouverte sur l’écran ou le papier.
2. Comptage ligne à ligne, unités vérifiées.
3. BR saisi, stock mis à jour.
4. Facture rapprochée sous 48 h.
5. Écarts notés au fournisseur le jour même.

Essayer YourApps 14 jours. Ce n’est pas un cours d’audit : c’est l’ordre des documents pour arrêter de payer à l’aveugle.