Faire un inventaire de stock sans tout fermer

Pourquoi l’inventaire fait peur (et pourquoi il faut le faire)

Beaucoup de commerces marocains reportent l’inventaire « à la fermeture annuelle ». Entre-temps, le stock dérive : ventes sans BL, retours oubliés, réceptions mal saisies. Le jour J, l’écart fait mal — et personne ne sait s’il vient d’un vol, d’une erreur, ou d’une facture jamais sortie.

L’inventaire n’est pas un rituel comptable d’abord. C’est un contrôle métier : est-ce que ce que le logiciel (ou Excel) dit correspond à ce qui est dans le dépôt ?

Votre expert-comptable utilisera le résultat. Votre logiciel de gestion commerciale doit vous permettre de compter sans tout arrêter.

Inventaire tournant vs inventaire général

Pour une TPE, le tournant est souvent le plus réaliste : lundi les consommables, mercredi les références chères, vendredi les promotions. En un mois, vous avez tout vu, sans rideau baissé trois jours.

Préparer : ce qu’il faut avant de compter

1. Geler les mouvements sur la zone (ou les noter : « 2 sorties pendant le comptage »).
2. Imprimer (ou afficher) la liste théorique : article, unité, emplacement.
3. Décider qui compte, qui saisit, qui valide l’écart.
4. Prévoir les unités (pièce, carton, kg) : un écart « ×12 » vient souvent d’un colis mal lu.

Si les achats et les factures ne sont pas à jour, vous inventoriez une fiction. Commencez par les réceptions et BL de la semaine.

Compter : règles qui évitent les disputes

• Une zone, un responsable, un passage. Pas trois personnes qui « aident » sur le même rayon.
• Compter ce qui est là, pas ce qui « devrait » être en commande.
• Les articles en transit (chez le client, chez le fournisseur) ne sont pas dans le dépôt : ne les ajoutez pas « pour que ça colle ».
• Notez les cassés, périmés, échantillons : c’est du stock mort, pas un mystère.

En fin de zone, saisissez immédiatement. Un papier qui attend lundi, c’est un second écart.

Écarts : corriger sans maquiller

Un écart n’est pas une honte, c’est une information.

• Négatif (moins en rayon que dans le logiciel) : vente non facturée, casse, vol, mauvaise unité.
• Positif : réception non saisie, retour client non rentré, double comptage.

Le logiciel doit enregistrer un mouvement d’inventaire (ajustement), pas une bidouille de quantité à la main dans Excel. Sinon vous perdez l’historique : impossible de voir si le même article dérive tous les mois.

Les articles chers : recomptez. Les articles à 2 DH : acceptez un petit écart, mais surveillez la tendance.

Fréquence réaliste pour une TPE

• Références chères / volables : mensuel
• Le reste : trimestriel en tournant
• Après un déménagement, un inventaire volé, un changement d’équipe : tout de suite

Inutile de tout compter chaque dimanche si vous n’avez pas le temps de traiter les écarts. Un inventaire non saisi n’existe pas.

Relier inventaire, facture et achat

Le stock ne se corrige pas tout seul. Les sorties doivent suivre les BL / factures ; les entrées, les réceptions. YourApps lie ces documents au même article, au même dépôt.

Sans ce lien, l’inventaire redevient un Excel annuel, et le logiciel ment onze mois sur douze.

Ce que YourApps change (et ce qu’il ne fait pas)

Le logiciel enregistre l’ajustement, garde l’historique, lie les sorties aux documents de vente. Il ne compte pas à votre place. Il ne remplace pas une balance de magasin ni un audit.

Si vous avez des lots / péremptions, c’est un besoin Premium métier — pas tout le monde. Une quincaillerie TPE commence par quantités et emplacements. Une denrée courte, ensuite.

Sans réceptions d’achat à jour, l’inventaire corrigera des erreurs d’entrée. Corrigez le process, pas seulement le chiffre.

Mini-plan pour ce mois

1. Découpez le dépôt en 4 zones.
2. Comptez une zone par semaine, le matin calme.
3. Saisissez le jour même.
4. Relisez les 5 plus gros écarts avec la personne qui vend.

Essai YourApps 14 jours pour ajuster le stock sur vos articles, pas une démo. Ce n’est pas un guide d’audit fiscal : c’est la méthode pour que les rayons et l’écran disent la même chose.